Syndic de copropriété


Si vous consultez cette page, vous vous posez des questions sur le syndic de copropriété notamment sur son rôle, ses qualités… et peut être plus particulièrement si notre cabinet peut répondre aux besoins de gestion de votre immeuble.

Aussi et plutôt que de faire de cette page un texte hagiographique, nous avons préféré porter notre regard sur notre conception d’un syndic

Ainsi, les copropriétés pour gérer leurs affaires ont besoin de syndics, qu’ils soient bénévoles ou professionnels.
Votre copropriété vient de se créer ou vous souhaitez changer de syndic, la question du qui choisir, se pose. Naturellement quand cette interrogation arrive, nous faisons tous pareil.
Nous demandons à nos amis, autour de nous, à nos voisins, nous regardons sur internet, etc…

Trouver un syndic, ce n’est pas chose simple et risquer de se retrouver devant une personne qui ne satisfait pas vos attentes, est toujours un risque.

Un syndic doit disposer de 7 qualités essentielles.

1) La clarté sur les qualifications professionnelles, ceci peut sembler curieux…

Syndic est une profession réglementée. Les qualifications professionnelles sont des qualités minimum pour qui veut gérer du patrimoine immobilier.

C’est la Loi 2 janvier dite Hoguet et le Décret n°72-678 du 20 juillet 1972 qui déterminent précisément ces conditions. Ce statut nécessite de remplir des conditions strictes pour pouvoir y prétendre.

Malheureusement pour les copropriétaires même si ce sont les préfectures qui délivrent les cartes d’agent immobilier, elles ne font que très peu de contrôles. Ainsi, elles ne vérifient presque jamais, si les agents immobiliers ou syndics disposent bien de toutes les conditions et qualités nécessaires à l’exercice de leur mission.

Il VOUS FAUDRA donc considérer comme NÉCESSAIRE ET INDISPENSABLE de demander la copie de la carte professionnelle du syndic.

Un professionnel disposant de toutes les qualifications et garantie n’aura aucune difficulté à vous fournir ce document.

Même si vous obtenez cette copie vous n’êtes pas certain que la carte qui vous est fournie n’est pas celle d’un « prête-nom ». Pour éviter ce piège, nous ne pouvons que vous conseillez de ne tenir compte que des syndics dont le titulaire de la carte est soit le représentant légal de la société ou l’un des associés.

Si un doute subsiste la préfecture vous permettra d’en avoir le cœur net, vous demanderez donc à avoir la confirmation que votre syndic est bien sur la liste préfectorale.

2) L’Honnêteté dans les prestations facturées

Bien souvent, les copropriétaires réfléchissent au changement de syndic pour des raisons d’argent et d’honnêteté contestée

C’est toujours la sempiternelle question de ce que les copropriétaires doivent payer et en contrepartie de quelles réelles missions …

Un syndic ne peut ignorer le décret du 26 mars 2015 (n°2015-342) .

Ce texte définit le contrat type que doit vous remettre le syndic
Il définit la liste des tâches de gestion courante qu’il doit réaliser dans le cadre du forfait annuel et celles exceptionnelles TOUTE AUTRE PRESTATION PARTICULIERE EST INTERDITE.

Donc très concrètement dans votre recherche pour chercher un NOUVEAU syndic, vous devez pouvoir comparer les prestations dans les différents contrats par rapport à ce décret.
N’hésitez pas à aussi à comparer les tarifs du forfait annuel et les prix pour les honoraires supplémentaires. La clarté est une qualité minimum quand on parle de tarif.

Conseils,

  • Comparez les prestations et les tarifs des différents cabinets.
  • Demandez des précisions sur certaines facturations.
  • • Par principe, refusez une clause du contrat très mal écrite et incompréhensible.

3) LA TRANSPARENCE COMPTABLE ET FINANCIÈRE.

Le syndic doit avoir une comptabilité propre à chaque copropriété. La situation de chaque copropriétaire et celle de la trésorerie du syndicat doit être claire comme l’article18 de la loi de 1965 en dispose. La transparence comptable et financière doit être une qualité essentielle et fondamentale.
Les comptes de l’année écoulée doivent être mis en relief avec les comptes du dernier exercice. La position de chaque copropriétaire à l’égard du syndicat doit apparaître. Le syndic doit verser sur un compte les sommes ou appels de fonds collectés.

Quelle que soit l’importance de votre copropriété
Un syndic doit lors de la première Assemblée Générale proposer l’ouverture d’un compte bancaire ou postal quelque soit la taille de votre copropriété.

Pourquoi avoir un compte bancaire séparé même si votre copropriété est inférieure à 15 lots principaux
Avec un compte séparé, les recettes et les dépenses ce sont UNIQUEMENT celles du compte séparé de la copropriété.

Cependant cela ne dispense pas d’être vigilant à l’organisation du cabinet quant à la question de la consultation des documents comptables et financiers.

L’engagement qui lie le syndic au syndicat des copropriétaires est un CONTRAT. TOUTES LES QUESTIONS POSEES SONT LEGITIMES.

4) La Compétence dans la connaissance des affaires de la copropriété, une qualité primordiale

Les fonctions du syndic sont multiples. La polyvalence est une des grandes qualités dont doit disposer votre futur gestionnaire.
Il dispose de plusieurs casquettes dans le cadre de la gestion des affaires de la copropriété. Tour à tour il s’occupera de gestion administrative, de l’exécution des décisions de l’AG, de la gestion du personnel, s’il y en a, et des travaux.

Quand, vous rencontrerez le syndic pendant la phase de recherche essayez de lui poser des questions sur sa mission. Ainsi, vous pourrez avoir une idée de quel professionnel, il est.
Concrètement demandez-lui comment il s’organise, comment il gère ces dossiers, s’il a beaucoup de travail, etc…

N’hésitez SURTOUT PAS à parler des points forts et des points faibles de votre copropriété.
Parlez plus facilement de tous ces points tout en parlant des projets à venir de la copropriété.

POUR NOTRE CABINET, CONNAITRE L’ENSEMBLE DE SA MISSION EST UNE QUALITE FONDAMENTALE. C’EST LA RAISON POUR LAQUELLE NOTRE CABINET TRAVAILLE EN ETROITE COLLABORATION AVEC LE CONSEIL SYNDICAL.

5) Une information saine et efficace des copropriétaires, une qualité essentielle pour la vie de la copropriété.

1) L’organisation du cabinet.

Le syndic doit pouvoir vous dire de façon claire, comment vous pouvez accéder aux documents comptables vous concernant avant les Assemblée Générales. Il doit vous dire de combien de salariés est constituée son entité.
Quand pouvez vous regarder ou accéder aux documents comptables, financiers et autres devis ?

2) L’accès à l’information des copropriétaires, une qualité de premier ordre.

Dans le cadre de sa mission le syndic doit vous convoquer aux Assemblées Générales et il participe à la tenue. Il doit AUSSI vous tenir au courant notamment des devis et informations essentielles en lien avec les marchés de travaux et les prestataires de services.
En effet dans le cadre de la dimension d’établissement de devis et de comparaison des prix, le syndic doit vous informer s’il a des liens personnels avec les entreprises avec lesquelles il travaille ou s’il cherche seulement à travailler avec les entreprises de son cabinet et refuse ainsi tout autre que vous lui proposeriez.

Conseils,

  • Visitez le cabinet pour voir véritablement les infrastructures et le personnel disponible. le climat de travail en dit souvent long sur comment le personnel envisage son travail.
  • La disponibilité du personnel du cabinet est une qualité à nécessairement rechercher.
  • L’organisation du cabinet quand elle est claire et précise montre une volonté de traiter avec qualité, la relation avec les copropriétaires.

Aussi demandez clairement un numéro de téléphone direct et les heures ou vous avez de réelles chances de trouver quelqu’un qui connaîtra les affaires de la copropriété.

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6) La Gestion du recouvrement des charges et réactivité, des qualités rares.

Le syndic doit exécuter les décisions des Assemblée Générales et récolter les appels de fonds. Ainsi, il constitue un budget pour pouvoir gérer au mieux les affaires de votre immeuble.
Quid des copropriétaires ne pouvant pas payer leurs appels de charges ?
Sur les forums cette question revient souvent. La stratégie à tenir est claire. Le syndic doit mettre en demeure le copropriétaire et recouvrer les dettes si l’appel de charge est resté infructueux.

Il ne doit vous répondre qu’une seule chose à cette interrogation :
« Je ferai mon travail au mieux des intérêts de la copropriété et des copropriétaires »

Conseils,

  • • Pas de concession à avoir, le syndic doit être efficace sur le recouvrement des charges
  • • Le syndic doit être clair dans sa prise de décision. Cette qualité est fondamentale.
  • • Le syndic doit être prompt et RÉACTIF quant à déclencher les procédures judiciaires, si des arrangements doivent être négociés pour les copropriétaires en difficulté financières, elles ne doivent pas vous être imposées.

7) Légaliste.

Légaliste signifie que le syndic respecte la loi dans son ensemble et ne fait rien d’interdit.
Vous m’accorderez que c’est une qualité minimale pour prétendre à l’honnêteté et à la compétence.

Cependant, gérer une copropriété signifie pour le syndic accomplir de nombreux actes au nom de la copropriété, lesquels sont engageant pour le Syndicat des Copropriétaires.

Par ailleurs, le syndic ne peut représenter un copropriétaire dans le cadre d’une Assemblée Générale. Interdiction lui est faites par l’article 22 de la loi de 1965 qui dispose que :
« Le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, et ses préposés ne peuvent présider l’assemblée ni recevoir mandat pour représenter un copropriétaire. »

Conseils,

  • • Attention, si le syndic accepte la possibilité des mandats
  • Observez là encore ces réactions face à cette question, s’il ne semble pas choquer pare votre interrogation c’est qu’il a des habitudes. Pouvoir sortir de ces habitudes est une vraie qualité cela s’appelle l’adaptabilité.

AUSSI NOTRE CABINET S’INTERDIT TOUTE PARTICIPATION AUX ASSEMBLEES GENERALES DONT IL DETIENDRAIT UN POUVOIR DE VOTE PAR SES MANDATS DE GESTION LOCATIVE.

Je vous remercie d’avoir pris la peine de lire ces quelques lignes au sujet du métier de syndic qui nous tient à cœur.

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